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Instructivo para las tramitaciones de Gastos

 Dirección de Servicios Económicos y Financieros. Mayo de 2019.

El objetivo del instructivo es dar una breve reseña de los procedimientos a seguir, para los diferentes trámites que hacen al funcionamiento del Área Económica/Financiera de la Facultad.

En síntesis:

1- INICIO DE UN TRAMITE

a) Compras en general b) Otros trámites c) Facturación d) Solicitud de bienes y servicios.

2-CAJAS CHICAS

3-REINTEGROS

4-VIATICOS

5- SUBSIDIOS

1-Inicio de un trámite

a)Compras en general:

•En todos los casos los expedientes deberán comenzar con la "solicitud de bienes y servicios" generada por el sistema de compras SIU-Diaguita, con la firma del responsable del Area y firma de la autoridad competente, adjuntando un justiprecio o valor aproximado.( Un presupuesto actual).
•Deberá mencionar sin excepción la fuente de financiamiento. En OBSERVACIONES agregar Ej. Tesoro Nacional , sec. de extensión., Recursos Propios, Unidad Ejecutora , subsidio etc.
•La solicitud en este caso se lleva impresa al dpto. de compras con el justiprecio o se carga en dicho departamento si no se tiene acceso al SIU- DIAGUITA. El departamento de Compras se encarga de continuar con el trámite.

b)Otros trámites

•En caso de tratarse de otros trámites como la solicitud de un reintegro o el pedido de un adelanto se deberán iniciar por Mesa de Entradas mediante nota dirigida al Decano.
•Las compras menores a PESOS TRES MIL ($ 3.000,00) podrán realizarse por caja chica, y de acuerdo al procedimiento detallado en particular para cajas chicas (ver ítem 2), siempre que el solicitante cuente con la disponibilidad de recursos necesarios.
•Todos los trámites de compra deberán contar con su correspondiente remito que indique la efectiva entrega de la mercadería. Para el caso de compras con pago anticipado, se deberá hacer referencia sobre dicho caso, mencionando que la mercadería será entregada con posterioridad.
•Los montos para todo tipo de gastos solo se podrán solicitar en PESOS ARGENTINOS y no en moneda extranjera.
•Para todo tipo de trámite que quiera ser depositado en cuenta deberá adjuntarse una nota con los siguientes datos: CBU, nombre del Banco, Nombre del Titular y CUIL/CUIT.

c)Facturación

•Las facturas comerciales deben reunir los siguientes requisitos: 
Ser de tipo "B" ó "C" (NO "A"), electrónicas salvo las excepciones previstas - estar a nombre de "Facultad de Ciencias Astronómicas y geofísicas , o a nombre de la UNLP", consignar domicilio: Paseo del Bosque S/N - La Plata.
IVA Exento - CUIT Nº 30-54666670-7. Deberán incluir CAI o CAE válidos.
•En caso que la compra se realice por caja chica deberá constar que la condición de venta es de contado, conteniendo el sello de pagado o acompañada del recibo oficial. La factura deberá mantener perfectas condiciones de lectura.
•En caso de compras afectadas a la fuente de financiamiento Tesoro Nacional que requiera pedido de fondos y emisión de orden de pago, la factura deberá contener los mismos requisitos salvo la condición de contado o pagado que NO deberá constar en la misma.
•Las tachaduras o enmiendas que contenga una factura deben ser salvadas con una leyenda que valide la corrección, con firma, aclaración y DNI del proveedor, con la misma lapicera que se conformó. Si está hecha por computadora y se le hacen correcciones con lapicera también tienen que ser validadas con firma, aclaración y DNI del proveedor. Se recomienda revisar los precios totales de cada rubro (cantidad por unitario). La suma debe estar en números y letras.
•Las facturas deberán estar conformadas (firma y sello o aclaración) por la persona responsable de la compra.
•En caso de presentación de tickets, los mismos deberán ser fiscales, acompañados de remito con el detalle de la compra y los datos detallados precedentemente.

d)Solicitud de bienes y servicios

Las distintas áreas de la Facultad que presenten solicitudes de compras de bienes y/o servicios deberán acompañar con un justiprecio o precio de referencia, con la debida antelación y cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Indicar las cantidades y características de los bienes o servicios.
b) Justificar la necesidad de dicho requerimiento.
c) En caso de no existir más de una firma proveedora de los bienes a adquirir, se deberá especificar esta circunstancia mediante una aclaración pertinente, adjuntando la documentación respaldatoria.
d)Salvo casos especiales originados en razones científicas, técnicas o de probada conveniencia para lograr un mejor resultado de la contratación, no podrá pedirse marca determinada. En los casos en que no se acrediten estas situaciones especiales e igualmente se mencionara una marca en particular en los pliegos, será al solo efecto de señalar características generales del objeto pedido, sin que ello implique que no podrán proponerse artículos similares de otras marcas.
e) Determinar la Fuente de Financiamiento en la que se afectará el gasto.
f)Firma de la autoridad competente.

2- CAJAS CHICAS

 •La solicitud se realiza presentando en la Oficina de Mesa de Entradas una nota dirigida al decano solicitando la apertura de la caja chica y deberá incluir el monto, Tipo y Nº de Documento del Responsable de la Caja Chica y estar autorizado por el Jefe del Departamento o por funcionarios de jerarquía similar.

2. a- Reposición de caja chica

•El reintegro se realizará como máximo hasta dos (2) veces por mes. Será presentado a través de la Mesa de Entradas con los comprobantes conformados con firma y sello del responsable y conteniendo el sello o inscripción de PAGADO, acompañados con una Planilla resumen en formato Excel , con el detalle de los gastos y nota de elevación donde se solicita la reposición de la caja chica
•Cada pago individual (Importe por factura o documento equivalente) que se rinda no debe exceder la suma de PESOS TRES MIL($ 3.000,00).

•No se aceptaran comprobantes con fecha anterior a la fecha de la Resolución emitida para la apertura de la caja chica.

•Los gastos de provisión de combustible y lubricantes para los vehículos oficiales y/o particulares al servicio de la Facultad, deberán ser contratados con YPF S.A., según se estipula en el Decreto 1189/12 del Sector Público Nacional. Se deberá agregar en el reverso de la factura los datos del vehículo (dominio y propietario). En caso de tratarse de un vehículo oficial se adjuntará copia de la cédula verde; si se tratase de un vehículo particular se deberá contar con la autorización del Señor Decano para su uso al servicio de la Facultad , con copia también de la cédula.

2.b - Cierre de caja chica

•Cuando se cierra una Caja Chica -"Última Caja Chica " - deberán presentarse los comprobantes en el departamento Contable con planilla que incluya , el monto solicitado originalmente, en caso de rendir por un monto menor se tendrá que devolver la diferencia en efectivo en la Tesorería.

•La fecha de cierre de las Cajas Chicas será el día 15 de Noviembre del año en curso o en su defecto la que se comunique en el período.  .
Dicha fecha no podrá prorrogarse en virtud que para poder realizar el cierre de ejercicio contable, indefectiblemente se deberá proceder al cierre de todas las cajas chicas. La no presentación en forma documentada en tiempo y forma implicara por parte del responsable la devolución en efectivo por el valor de la caja chica solicitada.

3 - TRAMITES DE EXCEPCION-REINTEGROS

 El reintegro, es un trámite de EXCEPCION, estará sujeto a la aprobación del Señor Decano mediante acto resolutivo y deberá estar la justificación del pedido de la misma.
•Presentar en Mesa de Entradas nota dirigida al Decano , especificando el fundamento, nombre y nº de documento de quien realizó el gasto , adjuntando el comprobante que originó la operación (con sello o inscripción de PAGADO). El comprobante deberá estar conformado por el responsable del gasto.
•Nación al mismo día de la fecha de la factura. (B.N.A.).

IMPORTANTE:

 En el momento de presentar el comprobante, la Dirección contable procederá a verificar la situación fiscal del contribuyente. En caso de no estar en condiciones ante la AFIP se rechazará el reintegro.

Por Resolución 1085 de UNLP cada comprobante no puede superar los $1.000 (un mil pesos)

4 -VIATICOS

 •El trámite se inicia mediante la presentación de una nota de solicitud al Señor Decano en Mesa de Entradas con una antelación mínima de 30 días a la realización del viaje.
•Solicitar en dicha oportunidad, en Mesa de Entradas la Comisión de Servicios que deberá adjuntarse junto con la planilla de Viático. ( ver planillas de viáticos en el país o en el exterior)
•En el caso de viáticos al exterior se deberá solicitar en M.E la autorización del Decano para viajar al exterior , junto con la comisión de servicios.
•Se sugiere agregar para sustanciar el trámite la documentación inherente al evento (Congreso, Jornada, Reunión, etc).
•La nota de solicitud de viatico deberá contener:
a) El motivo de la comisión de servicios.
b) Nombre y Nº de documento
c) Destino.
d) Fechas y horarios de salida y regreso a su asiento habitual, indicando la cantidad de días que corresponde.
e) Si se requiere que el monto a cobrar sea transferido a una cuenta bancaria del interesado, deberá indicarse nombre, CUIT/CUIL y CBU
f) Agregar antecedentes. (Aceptación de trabajos presentados, Información impresa del Congreso, Reunión, etc.)
•Una vez finalizado el viaje el interesado tendrá cinco (5) días hábiles de la fecha de llegada para presentar la rendición (Certificado de Asistencia y boarding pass cuando se trate de traslados en avión .
•Cuando la comisión se realice en lugares donde el Estado Empleador facilite al trabajador alojamiento y/o comida, se liquidarán como máximo los siguientes porcentajes del viático:
VEINTICINCO POR CIENTO (25 %) si se le diere alojamiento y comida.
CINCUENTA POR CIENTO (50 %) si se le diere alojamiento sin comida.
SETENTA Y CINCO POR CIENTO (75 %) si se le diere comida sin alojamiento
El régimen de viáticos para viajes en el país está reglamentado por el Decreto 324/19 - sujeto a cambios cada año - (modificatorio del Dto. 911/06) y para viajes al exterior Decisión Administrativa 1067/2016.
El viático comprende gastos de hospedaje y comida para distancias mayores de 50 km de su asiento habitual o que, aún cuando esté ubicado a una distancia menor, obligue al agente a pernoctar en el sitio de su actuación provisional, por exigirlo así el cumplimiento de la misma, o falta de medios apropiados de movilidad.
•El Decreto 911/06, art. 4, establece en parte de sus incisos lo transcripto a continuación:
"... El otorgamiento del viático se ajustará a las siguientes normas:
a) En la oportunidad de autorizarse la realización de comisiones, deberá dejarse establecido, además de las correspondientes motivaciones, el medio de movilidad a utilizarse para su cumplimiento, ponderándose en la emergencia los factores que conduzcan al más bajo costo;
b) Comenzará a devengarse desde el día en que el agente sale de su asiento habitual para desempeñar la comisión de servicio, hasta el día que regresa de ella, ambos inclusive;
c) Se liquidará viático completo por el día de salida y el de regreso, siempre que la comisión de servicio que lo origine tenga comienzo antes de las doce (12) horas del día de la partida y finalice después de la misma hora del día de regreso;
d) Corresponderá el cincuenta por ciento (50%) del viático, al personal que en el desempeño de comisiones especiales permanezca alojado a más de cincuenta (50) kilómetros de su asiento habitual, por la mañana y por la tarde, sin regresar al mediodía;..."

4.1- Viáticos para docentes visitantes:

 •En caso de tramitarse pago de viáticos para docentes que visitan la Facultad , ya sea en el marco de cursos de Post-Grado, tesis doctorales, etc , se abonarán viáticos correspondientes a los valores establecidos por escala para la Provincia de Buenos Aires, según la cantidad de días que demande la visita. Por lo tanto, se deberá establecer claramente los días y horarios de salida desde el lugar de origen como también la llegada a destino.
- CONSIDERACIONES -GASTOS DE MOVILIDAD-PASAJES
•Otra modalidad es el reintegro de los gastos del traslado para lo cual corresponde presentar los comprobantes de gastos de combustible y peajes.
•En cualquiera de los casos de uso de un vehículo particular, se deberá tramitar la autorización del Señor Decano, adjuntando además una copia de la tarjeta verde del automóvil.
•Los gastos de pasajes de transporte terrestres que hayan sido adquiridos en forma personal y con recursos del agente que realiza la movilidad, serán ejecutados como tramites de reintegro por excepción.
•Los gastos de pasajes aéreos serán instrumentados por el Decreto del poder Ejecutivo Nacional Nº 1191/12. ( compra a través de Aerolíneas Argentinas)
5- SUBSIDIOS
Normativa
•Ordenanza 296/18 "RENDICIÓN DE SUBSIDIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PLATA"
•Ley 24156 - Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del
Sector Público Nacional -Parte pertinente-
•Resolución del Consejo Superior, según la cual se lleva a cabo la distribución de
fondos de subsidios.-
•La Resolución General Nº 1415 Administración Federal de Ingresos Públicos

5.1- SUBSIDIOS

En la Unidad Académica

•Para el cobro del subsidio mediante adelanto financiero presentar en Mesa de Entradas una nota dirigida al Decano solicitando dichos fondos, deberá especificar el tipo de subsidio , cuota , monto , proyecto de que se trate , adjuntando copia del mismo .
•Tener en cuenta que una vez otorgado el subsidio para la rendición se deberá respetar el porcentaje de los incisos solicitados . Podrá transferirse entre incisos hasta un 15% sin pedir la readecuación de partidas.

De tratarse de rendiciones de subsidios que correspondan a Ciencia y técnica
subsidios jóvenes investigadores , subsidios para viajes y estadías ,entre otros, la misma deberá ser presentada en dicho departamento quien va a certificar que los gastos efectuados corresponden efectivamente a las actividades previstas en el proyecto oportunamente aprobado; o sea los ítems con el Presupuesto Estimado Preliminar (Anexo 1).- Se otorgará al docente -investigador un acuse de recibo "sujeto a verificación" .

Para el caso del resto de los subsidios los mismos deberán ser presentados en el departamento de Tesorería de la Facultad o de Rendiciones quien otorgará al docente -investigador un acuse de recibo "sujeto a verificación "

IMPORTANTE

Los investigadores o docentes que hayan presentado una rendición deberán guardar dicho acuse hasta tanto tengan el definitivo , con la rendición presentada sin observaciones .
A su vez deberán presentar para cualquier RECLAMO el acuse de recibo "sujeto a verificación "

El Departamento de rendiciones ejecutará el control formal y de legalidad de los comprobantes.
Estas rendiciones serán parciales o totales, y a cuenta del subsidio otorgado,
Debiendo ajustarse a lo estipulado en Anexo 2 "Planilla para rendición de
subsidios" en la que se detallaran los comprobantes que se acompañan con el
concepto del gasto correspondiente.

En caso de rendiciones parciales, con la última rendición se hará un resumen de
la rendición anteriormente efectuada, cancelando el monto recibido en concepto de
subsidio.

IMPORTANTE

A partir de la -Ordenanza 296/18 "RENDICIÓN DE SUBSIDIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PLATA.

"ARTÍCULO 4º: PLAZO DE EJECUCIÓN. Los titulares de subsidios alcanzados por la presente Ordenanza podrán ejecutar el proyecto objeto del subsidio, desde la adjudicación del mismo contado a partir de la transferencia de los fondos correspondientes desde la Tesorería General de la UNLP a las Facultades o Dependencias de la UNLP en cuya jurisdicción directa se encuentre el subsidio.
Dicho plazo estará sujeto a las particularidades de la convocatoria y/o a las modificaciones aprobadas por la autoridad competente"

Tener en cuenta que el departamento de Tesorería enviará un mail para comunicar al beneficiario del subsidio que está en condiciones de solicitar los fondos del subsidio , en caso de no hacerlo , comienza igual a correr el plazo de ejecución .
ARTÍCULO 5º: RENDICIÓN. Vencido el plazo establecido en el artículo 4, el titular del subsidio, dentro de los QUINCE (15) días hábiles administrativos siguientes, deberá realizar la rendición documentada de los gastos realizados en el marco de la ejecución del proyecto ante el servicio administrativo de la jurisdicción directa donde se encuentre el subsidio.

Esta información está basada en la reglamentación de la UNLP y normativa de la Administración Pública Nacional.

 

Subsidio de Viajes y Estadías UNLP 2019-2020

Información importante:

Subsidios otorgados Tipo A:
“La participación en Reuniones Científicas donde el beneficiario presentará trabajos de los que es al menos coautor;” y que no han presentado la constancia de aceptación del trabajo no serán efectivizados hasta que se complete la documentación.

Subsidios otorgados Tipo B:
“La realización de estadías de trabajo para investigar en ámbitos académicos externos a la U.N.L.P.” y que no han presentado el Aval de la institución receptora no serán efectivizados hasta que se complete la documentación.

La constancia de aceptación del trabajo para los TIPO A y el Aval de la institución receptora para los TIPO B debe presentarse en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Universidad.

RENDICION DE SUBSIDIOS

Los subsidios se rendirán de acuerdo a las normas vigentes, en el término de 60 días después de finalizada la actividad, debiendo presentar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la U.N.L.P (Av. 7 Nº 776 entre 47 y 48 – Primer Piso – Oficina Nº 30):

•  un informe de la actividad por escrito,
• constancia de la rendición del área administrativo-financiera efectuada en la Unidad Académica

y deberá adjuntar

• para los Subsidios tipo A: la constancia de participación
• para los Subsidios tipo B: una constancia del trabajo realizado, avalada por la institución receptora,

A TENER EN CUENTA
No se aceptarán pedidos de cambios para los subsidios Tipo A, B o C, con excepción de los pedidos de cambio de fecha, los cuales deberán estar debidamente justificados y documentados .

La solicitud del cambio deberá ser presentada al menos 30 días antes de iniciarse la actividad en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (Av. 7 Nº 776 – Primer Piso – Oficina 30)